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行政人如何写好日、周、月报

04-10 职场资讯

又到月初了,上个月的日报、周报、月报写的怎么样,让领导满意么?行政小伙伴苦恼于该如何写周报月报。同一个世界,同一种令人头痛的工作报告。

今天我们就来聊一聊究竟要如何写好这些报告。

为什么要写日报、周报、月报?

工作内容重复性高,没有新意和激情;行政工作内容琐碎,很难归纳和总结......这些障碍让很多行政小伙伴们对写报告保持严重的抗拒心理。

即使这样,究竟为什么还要行政不厌其烦的写这些报告?

1、写工作报告,是为了跟踪目标进展

这是非常关键的一点,跟踪目标进展的实际目的主要是两个:

让领导可以根据你的进展情况,给予相应评价;

让你可以根据自己的进展情况,向领导争取支持。

2、在汇报中懂得思考和复盘,获得成长

领英发布的《职场人转折点报告》中谈到, 职场人的人生转折点在27岁到30岁之间达到小高峰,想要赶在27岁时的转折点,你需要迅速的成长。

你只有不断的对工作进行思考、复盘,改进工作方式,才能打破局限,突破自己,而这些报告可以是帮助你思考的最佳工具。

紧抓这两大主要的价值点,我们撰写日报、周报、月报时就不会失去主要的方向和目标,具体怎么做,接下来我们细细聊。

日报、周报、月报到底怎样做才能体现工作价值?

1、日报的重点在于聚焦成果、当天发现的问题,以及快速反应的情况。

让特别容易变成记流水账的日报起死回生的方法就在于重点突出法;对于所有领导来说,每天需要另外花时间来阅读日报,是不希望还需要在琐碎的杂事里自己去抓重点的。

什么是你的工作重点?

展现成果一切没有产出结果的工作是在浪费时间,你的工作价值也就不会体现,譬如,你今天谈定了一个价廉物美供应商,这就是重点;

发现问题:这是你工作积极主动最好的证明。日报里反映问题能够给领导以好印象,但在发现影响自己工作困难的问题的同时,提供一些解决方案,更能让领导get你的优秀。

在这一原则之下有以下模板参考:

(1)、将工作事项分块来进行总结,这种模板的好处在于可以将发现问题争取支持作为单独一栏来进行汇报:

举例示范:

201949日今日工作总结

1、日常工作:接待、巡查、监督保洁安保、采购,配合领导工作

2、临时工作:接待一组临时来访客户,配合市场部门安排会议室

3、取得成绩:完成接待XX组,处理投诉XX组,谈成了周年庆礼品定制供应商

4、出现问题:巡查时发现有一台直饮水机出现了漏水现象,已安排供应商来处理

5、需要配合:需要调配人手配合准备周年庆活动

(2)、将当日工作事项划分重要等级,用颜色来标记进程,标注进行中所遇到的问题,并提出解决方案,让领导一目清晰了然掌握情况。

2、周报考核的是工作安排的合理性、连续性、逻辑性。

周报的总结,会更关注一周工作计划的实质进展、结果反馈,以及下周的工作安排。考核的是,工作安排的合理性、连续性、逻辑性。

所以,写好一份周报主要有三部分内容:

(1)、上周工作进展

一切业务数据化、一切数据业务化,尽量通过周报数据来呈现这一周的工作成果。

很多行政会说自己的工作很难数据化,事实上,难以数据化意味着你的工作目标不清晰,当目标不清晰时,未来你的工作成果也很难评估。

面对这一难题,你可能需要和你的上级对此进行沟通。落实明确的工作目标,这会是你写好一份工作周报的重要前提。

(2)、上周存在的问题和解决方案

这部分的内容最重要的部分是上周没有完成的目标,既要给出原因,也要提出解决对策。

譬如你在负责装修的事宜,但按照预先的排期,工期要延长,原因是:沟通有问题,因为设计方案的调整、改动,最后给装修公司的节点下的并没有那么明确;

针对这个问题,你有以下几个对策:和装修公司本项目的负责人和老板,都进行一次沟通,强调公司给自己这方的压力,下达明确的指令,在最后的节点之前必须完工;驻守现场,监督提高效率。

另外还可以谈一谈工作中另外发现的问题,目的也是为了展现工作积极主动的一面,忌长篇大论点到即可。而这些对策和思考,希望领导可以点评和指导,并给予支持。

(3)、确认下周目标

一般来说,每周工作目标,都会在上个月末就布置好。但根据实际情况,也会进行相应调整。

确认下周工作目标,主要是为了让上级领导及时把握工作节奏,给出指导,进而保证月度目标顺利完成。

要注意的是,要提出清楚的目标实施措施,并和领导沟通这一措施的合理性。这样领导就会对你的工作周报做出批示,换言之你的工作就有了目标和合理措施,实施起来也会比较轻松。

参考模板示例:

模板一:

模板二:

3、月报是以策略性的格局将繁杂的行政工作内容“项目化”管理。

因为月报是记录整月的工作情况,并且还包含下一个月的工作计划,所涉及到的信息非常多,涵盖的范围也比较广。

如何将之系统化的进行归纳和总结,是写好月报的关键。

可以把握一套“两化四点”的具体法则:项目化、数据化、亮点、难点、重点、议点。

项目化:让结构简化清晰

项目化不仅可以让繁杂的工作程序标准化,行政不再疲于应对每天的琐事,也可以让行政人从项目的执行中,获得全流程完整的专业管理经验,展现价值。在这里来说,项目化管理还可以让行政人的月报总结内容简化、结构清晰,项目进度一眼可知,而且重点目标突出。

亮点:突出工作价值

总述这一个月来工作中最出彩的地方,这是展现你工作价值的舞台,相信不需累述。

数据化:亮点的信服力

行政工作量化,是对行政工作价值说明最有利的证据。

譬如资产管理,主要关注固定资产盘点偏差率、办公用品采购及时率、采购物资合格率、办公用品发放及时率等指标;

访客接待的量化可以体现在接待费用空置率、接待服务满意度反馈评分、信息传递及时率等方面。

能源费用的增耗比,整体行政支出费用的下降率......数据为尺,证言成果。

难点:

分析在这一个月工作中的问题点、不足,简单一点谈,主要为下面的重点进行铺设。

重点:

只提难点不给解决方案意味着将问题丢给领导,这是任何领导在听取报告时都不喜欢面对的情况,所以在你的方案里重点要谈的便是针对于难点所提出的解决方案,这一部分要详谈,当然,给了解决方案,记得向领导争取必要的支持;

议点:

你对工作中一些问题的思考与建议也要谈一谈,这里体现的是你在工作中的主动性。

当你的工作报告了包含了这几点,一般来说就不会太差。

优质的日报周报月报都有哪些特征?

一千个人,就有一千种哈姆雷特,一千家公司,也可能会有一千种报告的模板。

但总的来说,我们发现优秀的日报周报月报会有以下特征:

1、逻辑清晰,一目了然

缺乏逻辑的报告就像失去灵魂的躯体,让人不知所以,看不懂,记不住。反之,逻辑清晰的报告能够让人几秒GET重点所在,是展现工作业绩、亦或寻求帮助?清晰的表达同样也是能力的体现。

2、简约美感,实事求是

一份好的工作报告重点在于事情的汇报和总结,带有简约美感则是最好的加分。

3、成果数据化,辅助决策

汇报性报告重在结论和数据,为工作成果做说明的同时,用相应的数据配套辅助才能为决策提供依据。

4、模板可汇总,整理归档

好的工作总结模板还要能汇总,整理归档,便于历史查询、整体数据的统计和分析,为行政工作再次服务。

“把握好的方向,会是正确的开始”从现在起,把一份好的日报、周报、月报变成一种工具,帮助行政更好的规划、执行、思考、改进,提高工作效率。

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