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培训机构前台工作的重要性你知道吗?

03-18 职场资讯

 

进入一家公司,首先看到的就是前台,对于公司,前台的重要性自是不必再说,它就相当于人的面部,所有人首先看到的就是它。对于教育机构而言,前台也是至关重要的!下面我们来说说教育机构里前台的重要性和工作内容。
 

前台接待具有重要性
 

 第一,前台是学校品牌形象的窗口。

 能左右到家长和学生报名的因素除了教育质量和口碑,前台接待人员水平的高低也是一个非常重要的因素。家长进入到学校后,第一个接触到的就是前台接待人员。前台水平的高低,往往直接关系到意向客户是不是可以转化为真实客户。

  第二,前台是所有信息的一个聚集汇总地,也是学校与家长之间沟通的一座桥梁。
 


 

  前台可以提供给家长一些课程信息,价格信息。还可以收集家长对老师的期望、评价和意见建议,反馈给老师。

  第三,前台是一个管理的窗口。

  包括对学生的管理,对部分老师所需要做的行政工作的安排和管理,还有排课等教务上的管理。

  第四,前台是所有后勤保障的中心。

  前台接待的工作维持着整个学校的日常运营。 作为培训学校的前台人员,最主要的是具备和家长交流的能力。

那么前台应该如何与家长进行交流呢?我们一般与家长交流的方式主要就是电话交流和当面交流。
 

电话交流

      一、呼入电话:

 前台每天上班的第一件事情是准备好笔、本子、预约登记表,还有排课的大表,这样就方便在电话响起时不用手忙脚乱的找东西。

 一定要在电话铃声响起3声内将电话接起根据经验和习惯,最好是等第2声铃声响起后再接,因为电话响1声的时候对方可能还没有做好说话的准备,我要给对方留一点点时间让他知道电话通了,可以准备通话了。

 当电话响起的时候,我们就应该立刻集中自己的精神,放下手头在做的事情,清一清自己的嗓子,同时脸上挂上笑容。笑与不笑说出来的话的语音、语调是完全不一样的,当我们不知道对方是什么类型的家长时,我们一定要把自己最好的一面在电话里通过声音传递给家长。

 接起电话,要主动问好,“您好,这里是XXX教育”。之后通过一问一答的方式了解来电的基本意向和需求后,简单分析家长提出的问题,并且给出建议和解决方案。

 在接听电话的整个过程中,我们都要做好记录,以便再次回访和邀约,最后要感谢对方的来电,让对方先挂电话。

  二、呼出电话

  呼出电话,就是打陌拜电话。不是每个前台都能拿起电话就打给陌生家长的。大多数的人都要走过一段克服内心障碍的道路。

 有些人在打电话之前就已经在担心对方会拒绝自己,遭到拒绝后又不知道该怎么应付,索性就盼着电话快点挂掉或者是无人接听。总是站在接电话人的角度想象他如何拒绝你,这样就变成了两个人在拒绝你,这样打出去的电话肯定也不会收到预期的效果。

 

 怎么克服心理障碍?

 

第一,摆正好心态。

 作为电话销售,被拒绝是再正常不过的事情了。

 我们要对我们自己的课程和服务有百分之百的信心,相信我们的课程和服务肯定是迎合了整个市场需求的,家长不需要我们,拒绝我们,家长会有损失。

 第二,要善于总结。

 总结我们学校的课程优势有什么,师资力量怎么样,学后能达到什么样的效果,有哪些明星学员。总结这些是便于我们更好的跟家长交流,让我们拿起电话有内容跟家长聊。
 

 
 

另外,我们要感谢每一位拒绝我们的家长,因为我们可以从他们那里知道我们为什么会被拒绝,总结被拒绝的教训,这样如果下次我们遇到类似的情况,我们就会知道该怎么样去解决它。

 

还有,前台在打电话之前,把这次打电话的目的和想要表达的关键词先写在纸上,以免在说的时候由于紧张而含糊其辞,语无伦次的情况。忘记了打这个电话的主要内容,放下电话后才发现自己想要表达的意思和预先设想的话术完全没有说出口。这样的电话肯定没有什么效用。

 

比如,打一个邀约免费英语口语的电话,那就先在本子上写好这个课程的时间段,每个时间段的年龄层次,老师是谁,老师的优势和成就,这个班现在有多少人,有没有这个课程其他时间的平行班,以及口语课的内容及用处,还有最重要的是要告诉家长我们学校的地址在哪里。可能在短短几分钟的电话过程中家长不会把我们说的课程内容记在心上,但你最后跟家长说一下我们学校的地址,家长的印象肯定比记住课程印象要深的多的。

 

第三,就是每天都要抽一点时间来学习。

 

学得越多,你就会发现你越自信。学习的目的不在于要达到一个什么样的高度,而是给我们自己足够的信心。
 

面对面交流
 

电话交流的最终目的是邀约家长来校。来校咨询是一个面对面的交流,你跟家长两个人所有的表情、神态、肢体动作都会很直观的呈现给对方。来校咨询比电话咨询更直观,更真实,更有效。那来校咨询的话我们该如何与他们交流?

 

家长来校之前的准备工作

 一般准备工作可以分为个人准备、环境准备和资料准备。

 个人准备,就是前台接待人员的服装、仪容仪表的准备。服装要稍职业化的,不要过于幼稚和卡通。仪容仪表,简单、大方即可。

 环境准备,接待家长的区域境,必须要干净整洁。

 资料准备,跟电话交流所做的准备工作是一样的:纸、笔、预约报名单、排课大表、收据、课程宣传单等等。
 

 
 

面对面交流注意事项

 第一,表情与语言要自信。稍带微笑,说话态度亲和坚定,跟家长对话时双眼要注视对方,不能左顾右盼,让家长觉得你心不在焉,不尊重他。回答家长问题要大方,自信,不要言语闪烁,含糊其辞,“也许、应该、可能”这类词语要少出现。不过,也不能太过自信,给家长空许承诺,说保证能怎样怎样,结果根本做不到。

 第二,普通话要标准。一口流利的普通话既能让家长听上去感觉舒服,又能让家长觉得我们很专业。如果,你在家长交流过程中发现你们都会说方言,都会说家乡话,那不妨就改用方言来交流,亲切感和信任感肯定立马就会增强。说话的语气要温和,语速要适中,声调也要与交流过程的氛围相吻合。

 第三,动作要沉稳有序。坐在椅子上不要来回转动,手和脚不要不自然的动来动去,也不要有弹笔、转笔、的习惯,更不能手托着额头、托着腮帮甚至是双手交叉、跷二郎腿之类的。

 家长说不需要的情况

 既然家长能上门咨询,也说明了他是非常有意向的。既然家长来了,他的孩子肯定是出现了学习上的问题,他感觉到有这个必要了,才会到外面来找培训学校。

 如果,他跟前台说我们没这个需要,我只是路过随便过来看看,那说明他还是有顾虑或者有疑虑的。碰到这种情况,我们就要向家长介绍一下我们培训学校的详细情况:企业文化、学校发展史、师资情况、课程设计、上课后的效果等等,要引导家长把他的顾虑和疑虑讲出来,然后你试图帮他解决,使他对你产生信赖感,有些问题可能就很容易解决了。

 做好行政前台,不是一两句话就能做到的,想要做得好,是一步一个脚印走出来的,没有捷径。

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