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秘书工作的质量与效率如何兼顾

02-20 职场资讯

 

  秘书工作,既有质量的标准,也有效率的要求。如何能做到两者兼顾呢?





  那么小编就给大家列举一些建议:

“不满意的不出手”

  自己不满意的,领导往往也不会满意。任何一个件,在时间允许的情况下,都要自己满意了才能出手。“出手的件问不倒”对报出的件,自己应当没有疑惑之处,做到情况清、政策清、法规清,让领导问不倒。换句话说,要把文、把事办明白,不能糊里糊涂向上报。出手的件无硬伤”该走的程序要到位,该把的关要把住,确保每个件不犯逻辑不清、错别字等低级错误。在报出每一个件的时候,都要问问自己:这个件自己是否满意,还有什么疑问,有什么地方不放心、不踏实,然后回头仔细查找。
讲程序

  只有程序到位,审核把关才能不缺位;程序一旦有疏漏,就可能做成“夹生饭”,给我们的工作带来麻烦甚至问题。讲程序,就是要按程序办事,对内坚持一级对一级负责,确保各项工作有序运转;对外注意发挥部门(业务单位)的作用,不能越俎代庖。
讲规则

  “接球不发球、打球不持球”,是办公厅(室)工作的基本规则。办公厅(室)的工作要么来自领导交办,要么来自部门或者地方的请示。工作中,不是我们想干什么,而是领导、部门或地方需要我们干什么;我们的任务是来什么干什么,而不能想什么做什么。换句话说,要接球、打球但不发球。对于接到的球,要马上处理,也就是不持球。不持球,就是不压件、不落件,任何一个球,上“踢”也好,下“踢”也罢,就是不能不“踢”。当然,“踢”球要按规则,规则的具体体现就是制度。一个部门、一个单位,工作要正常运转,必须健全各项制度,实行规范化管理,做到人人责任分明,处处有章可循。



 


讲时效

  办公厅(室)位居中枢,效率高低关系全局工作的正常运转。秘书工作人员必须牢固树立时效观念,对于普通文电,做到当天处理不过夜;对于复杂文电,要有时限要求,难以处理的,要及时请示,尽早解决问题。

  秘书除了关心单位内部的发展变化,还要关注行业、国内外发生的大事。一旦需要单位和领导出面,秘书应该快速抓住问题的重点,找到需求的焦点,及时制订出整体方案,方便领导做出正确决策。如遭遇一些天灾人祸的突发事件时,秘书就要第一时间整合各种信息和资源,和领导商量后制订出合适的行程和活动方案,让外界感受到单位以人为本、以爱为帜的生存理念。一个企业只有超越了单纯为赚钱而存在的目的,真心怀揣对世间大写的爱,有责任敢担当,才会获得生生不息的动力。





  秘书对领导也要重情意,当然这要建立在更好开展工作的基础之上。秘书要主动与领导搞好关系,注意观察和收集领导的个人爱好甚至家庭信息,尽量给领导营造一个良好的情感空间,为领导解决后顾之忧。如在公司老总夫人生日的前几天提醒老总,附带给出几款礼物清单供其选择。身为领导,难免也有殚精竭虑、考虑不周、一意孤行的时候,那么作为他的辅助者——秘书,就要避免自己的情绪被领导同化,要保持清醒的头脑,及时给对方以提醒和建议。就算有时自己受委屈,也要以服务领导为重,等到合适的机会,再向领导解释清楚。任何人情都是相互的,当你对工作一心一意,对领导全心全意的时候,你的工作也会事半功倍。
 
  最后,小编觉得不管什么工作,只要将心意融合,真正将自己置身其中。用心支持,用意升华,慢慢蓄积能量,我们一定会在自己平凡的岗位上大放光彩!

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