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行政人员如何审查员工报销的各类单据?

05-28 职场资讯

众所周知,行政部门的两大工作职能,我们一般统称为:监督、服务。通过这2大工作职能,我们能延伸到行政岗位当中的各类工作。

很多公司在初创期或者在经营一定时间之后,发现行政费用的开支比较多,于是需要行政部门出台各类规章制度,把控费用,节省成本,又同时要达到让员工养成良好的节约习惯,对各项费用进行节流。

今天我们来谈谈,行政部门的人员,如何审查员工所提交的各类差旅交通费用、宴请费用、礼品采购费用、住宿费用等等。很多人看到这里会问?审核员工这些单据,为何不是财务来审?怎么来教行政来审单?

给大家举个简单的例子,我们在智联招聘上,偶尔会看到一些企业对行政人员的招聘启事上有一项额外要求:有从事、了解过出纳工作的优先。

小编之前所从事的工作单位就是由行政部来先审核员工差旅当中产生的各类费用的合理性、真实性、准确性、附件的有效性、交通费用补贴的标准性。

公司想要开源节流,从行政角度来讲,一般从差旅费用、接待费用、和办公费用上进行节省。出台差旅费用管理办法、接待费用管理办法和办公用品使用领取管理规定,都是行政部从本身的部门职能当中去体现的。所以不难理解,由行政部作为员工日常差旅、接待费用报销的第一把关部门,是符合企业节流把控要求的。

如果第一关由行政对员工所产生的系列费用标准、成本进行把控,财务只需要负责审核发票的真伪性、贴票的规范性以及各级签字流程的准确性即可,从另一个角度来说,两个部门强强配合,对公司制度的履行更精准、对抱有侥幸心理想多报费用的员工可钻漏洞的可能性降低、也提升了部门和部门之间的协调能力、一定程度上加快了工作效率。达到“术业有专攻”的功效。

一、招待费用的把控、审核

行政部门在配合公司制定对接待费用的把控制度上,一般来讲是对用餐的人均标准、点餐标准、用酒、用烟、用茶标准、以及对礼品标准进行把控。

我可以给大家举我们单位的例子作为参考:

1、公司接待,分A\B\C三档标准,A类标准我们认为是最高标准,高规格客人适用,一般为董事长客人;B类客人一般为参观考察类客人标准;C类标准我们一般理解为工作关系的普通来访客人;

2、工作餐标准,工作餐分为午餐、晚餐,一般不涉及早餐(因为早餐住宿酒店房费中都给予了包含),午餐的工作餐,我们会分为,在公司餐厅用餐、在指定的午餐饭店用餐(协议单位),人均标准50/人;宴请之前是要事先经过宴请审批的,批准后方可进行宴请。

晚餐,我们的人均标准为100元/人,如果觉得不够可以根据情况视情申报调整额度,但不得超过200/人的标准,没有进行申请上调晚餐招待额度的,在报销当中一律不予核销签字。这时候有人就要问了,你们公司好抠啊,100块钱一个人的标准,制定标准的时候动脑子了吗?钱不够怎么办?

行政部和公司周边的大酒店会签订协议,签协议对公司来讲,无非有以下几点益处:费用可以月结、可以赠送果盘、优先预留位置、新菜免费品尝以及最重要的,根据公司的标准进行适当配餐!

一般我们公司宴请客人的时候,会提前在预留座位的时候,和酒店的接待经理沟通,我们这次接待,请按照人均100-150元/人的标准进行配餐,配好菜单之后请发我审核,如果有什么菜不是很喜欢,可以微调,然后再核算一下费用即可。

所以,很多时候,尤其人多,100/人,完全也就够了!不够,可以申请多加一点点我们也是准许的,但是目的达到了,会很节省!因为员工都知道,不按照这个套路来,行政都不给签字,财务怎么会签?!他们怎么报销啊。

3、用烟用酒用茶标准:

公司采购茶叶的时候,茶商会送我们一些小包的试尝包,我们会用这些单包小茶给需要当晚宴请的部门作为接待用茶,这样就省了部门去饭店之后,还要多花100块点一壶茶叶的成本;

用酒:公司提供库存的红酒、干白、以及少量的白酒,但对接待部门在酒店点的啤酒进行限定,原则上,我们规定,接待晚宴每人喝啤酒不得超过2瓶,且只允许点普通种类的啤酒,所以员工自然会在简单品尝啤酒的同时,建议客人还是品尝我们库存的红酒、干白以及白酒。毕竟这些酒是公司出库,不占用他们的宴请人均额度的,就餐过后剩余的酒进行回库登记,核销数量。行政部将对于申请接待者每月用酒量进行公示;

4、不在公司指定用餐地点用餐的,为了防止吃拿回扣,一律不给报销。

5、员工提交宴请费用报销单时,必须在有宴请费用发票的同时,提供点菜水单,行政部审核水单时,要对异常费用进行标注和筛选(异常费用是指:如提供了茶叶,去了还点茶、吃完饭之后点了瓶辣椒酱带走的、吃饭过程中购买香烟的以及酒店有事浑水摸鱼、掩人耳目擅自增加的一些消费类目,费用结算人并不知情的)。在审核时候这些异常费用不予报销。

二、差旅费用(交通费)的控制:

1、对机票火车票、长途车票的费用把控:

机票,由公司统一购买,统一进行月度结算,因为机票的成本可控,越早订票机票越便宜,我们公司规定,员工订票必须要向行政部提供领导批准后的差旅申请单,凭差旅申请单,行政部给予订票,申请出差必须要提前至少2天,方便行政部取得优惠票价。出差审批不足2天的,个人负担机票费用的10%,不足一天的,个人负担机票费用的20%

火车票,因为铁路系统垄断,不涉及涨价因素,所以火车票都是员工自行购买后,贴票报销,当然对于商务座、一等座、二等座、软卧、硬卧的乘坐级别,有着严格的标准;

出差火车时间6小时以内的,一律乘坐火车,火车路程超过6小时的,选乘飞机出行;

2、省内出差,火车车程3小时以上的,乘坐火车,3小时以内的,乘坐长途汽车或火车;

3、省内出差,自驾出行(私车公用)的,按照每公里2元进行补贴,过路过桥费给予正常报销;

4、不通过行政订机票,自己擅自决定订票的,一律不给报销;

5、员工因公出差,因个人原因(如:行程、航班预订错误等)所产生的机票退改签费用一律需员工个人承担;

6、员工因公出差,因公务原因(如:约见客户临时通知更改行程、业务洽谈超出预订返回时间等)所产生的机票退改签费用经董事长签批后,可以正常给予报销;

7、员工因公出差,因不可抗力因素(如:天气原因、航空公司飞行计划原因取消航班的)所产生的机票退改签由行政部联系航空公司统一妥善处理。

8、员工出差下飞机时间不超过1900,一律选择机场大巴作为交通工具;

9、对每人年度的绩效任务中按照比例核算个人年度的宴请款额,超出额度的,个人自付;

三、对差旅费用(住宿)的控制:

1、根据公司的实际情况,按照国家一线、二线、三线城市进行划分,对员级、部门负责人级、副总级的住宿报销保准进行界定,住宿费用超标的,超出部分的金额不予报销。如遇旺季,需进行报批,直属领导及行政部批准后,可对住宿额度进行比例提升,给予报销。

2、告诉大家一个窍门,员工住酒店,在审查其住宿单据时,能第一时间能察觉出房费伪造的快捷方式就是,看员工所提供的住宿水单是否为热敏打印纸单据,如果不是热敏打印纸或者是酒店所提供的复写联住宿清单,而为A4打印纸打印出来后经过裁剪盖章的,经验告诉我们这个水单八成是造假水单。

原理就好像,你去看电影,在电影院买票的时候,如果电影票不是正规的热敏打印的小票,上面清晰的印刷着电脑排版的场次、票价。而是电影票的空白板,电影院的员工自己用笔在票上写上场次、时间、票价,这就属于影院或职员私扣电影票款的行为。

以此类推,如果住宿提供不了正常的水单,而员工拿回来的单据未A4打印的,又经过裁剪成了小条大小的单据,一般都是造假单,因为无法从系统中直接打印,而需要酒店前台协助对住房价格进行篡改(通常都是在酒店买了一些个人物品和办卡消费,或者想多报一些才会这么做)。

行政人员在审核员工的住宿单时,需要擦亮眼睛。住宿单造假是比较常见的。

另外,经验来讲,酒店的费用一般为98、99为零头,极为少见酒店的门市价格末尾为整数。如果员工提交的住宿发票和水单显示房费价格为整数,整百,并且水单为A4纸打印的,基本就可以判别造假的可能性极大。

四、对礼品费用的控制:

1、公司签订礼品供应商,对常用的烟酒茶进行统一采购,费用月结。

2、员工根据接待标准,提前申请从行政仓库领取礼品并登记台账。

3、员工不得私自购买礼品,否则费用不预核销。

4、员工不得采购公司指定礼品类目中的其他礼品,有审批除外。

5、公司常备随手礼(印有公司logo),对新入职人员、来访客人、合作伙伴、参加会议的来访人员进行赠送。

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