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企业行政人员的真正作用

05-21 职场资讯

办公室是行政综合机构,是一个单位的工作枢纽。行政人员的职能和作用主要有三点,即参谋助手作用、督促检查作用和综合协调作用。其中参谋助手作用尤显重要,它是行政工作首要和最主要的职能。

随着现代企业制度的建立,管理理论与实践都不断的发展与创新,行政工作对领导决策的参与程度和切入深度日益成为衡量办公室工作质量和工作水平的重要标志。对于航企来说,企业管理有政策指导迅速过渡为市场主导,市场竞争日趋激烈,各种影响和制约领导决策的因素不断增多,这给企业的经营决策带来考验。

而作为承上启下、联系左右、协调各方的综合部门,办公室行政工作必须顺应工作需求,转变职能,紧密围绕企业工作中心,努力发挥好参谋助手的作用。下面我们就来浅谈以下办公室的作用:

第一、行政人员,要收集信息并加以分析。领导的决策来源于信息收集的广泛性、全面性、真实性、可靠性、系统性和联系性。所以信息的收集分析对发挥参谋助手作用至关重要。

信息主要有以下两个方面:

一方面是:实际工作方面的信息,办公室行政人员要经常到机关部门和基层群众中搞调查,要对实际工作中的各种情况做到心中有数,掌握全面、具体、准确的信息。

另一方面是:理论研究方面的信息。理论是指导实际的武器,随着企业制度的不断完善,经验式管理决策方式必须让步于理论式的科学管理决策方式,这就要求办公室的人员要加强理论研究,通晓本企业、本行业的实际情况,把握管理理论的前沿动态,不断加强理论学习研究和实际相结合,及时向领导提供准确信息,以便制定的决策既有理论深度,又有超前意识。

同时,还要把收集的信息进行加工,对收集的大量繁杂的信息要做到分类、比较、综合和研究,要把握其本质,善于从错综复杂的信息中去发现带有倾向性、方向性、苗头性的问题,较为准确地对其发展趋势及可能出现的情况作出预测,为领导的决策提供有价值的参考。

第二、要协助领导搞好决策。办公室在决策中的作用可以概括为“辅助决策而不主持政务,服务于决策而不作出决策,主动而不过限,积极而不越权”·要本着求真务实的态度,从企业的实际情况出发,在综合各方面的情况后,适度提出建议。

同时,要在办公室内部,大力营造分工不分家、团结协作的良好氛围,要重视办公室与系统外部的协调和沟通,要逐步完善办公室、各部门、各岗位的工作责任制,加大制度执行和检查力度,学会用制度管人,按制度办事,做到人人责任分明,处处有章可循,事事一办到底。

第三,要搞好协调服务。综合协调能力是参谋助手作用的一个重要方面,办公室处于承上启下,联系内外的位置,协调工作贯穿于办公室工作的各个方面,协调服务工作的作用不可忽视,只有协调搞好了各方面的关系理顺了,才能使领导和企业的重大决策得以顺利贯彻与实施,才能使领导腾出更多的时问和精力抓大事。

同时,搞好协调工作必须要有强烈的全局意识,坚持从工作全局上思考、安排和处理问题-服务工作搞不好,就不能说办公室工作做好了,就谈不上高效一致,就不能让职工满意、领导满意和办事单位满意。

所以,要强化服务意识,坚持工作高起点,服务高标准,开拓进取,讲求实效,事事走在前面。同时,要改变办公室被动服务的现状,变被动服务为主动服务,在被动中采取主动,在主动服务中提高工作效率,提升服务质量。

第四,行政人员的工作一定要坚持一切从实际出发,创造性地开展工作。使办公室的工作能适应形势的要求和领导的需要,大力发扬团结务实的精神。扎扎实实干事,不搞花架子,不哗众取宠。不论是办文、办事还是进行综合文字、信息调研、督促检查等等,都要从实际出发,说实话、办实事。把对上服务与对下服务统一起来,带着感情做好群众工作,始终做到心里装着职工,想着基层,用真心、用实劲为基层排忧解难,为职工多办实事、多办好事。

同时,要想处处维护公司的形象和威信,就必须先树立好行政人员的自身形象,既树立高效务实的形象,树立勤奋廉洁的形象,树立政令畅通的形象。

总之,行政工作系统中的参谋助手作用是重要的组成部分,其价值就在于其有效性。这就要求我们必须坚持理论和实践紧密地相结合,踏踏实实的做好每一项工作,只有自身素质提高了,各项工作到位了,领导和同志们满意了,行政人员的参谋助手作用才算得到较好的发挥。

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